CÁCH SẮP XẾP FILE KHOA HỌC

Sau một thời gian sử dụng, chắc hẳn bạn sẽ sở hữu rất nhiều các tệp tin, dữ liệu trên Win và macOS của mình. Điều này sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu khi mỗi lần tìm kiếm file và đây cũng là nguyên nhân làm máy đầy bộ nhớ. Vậy đâu là cách sắp xếp file và folder gọn gàng, khoa học giúp cho việc quản lý chúng được dễ dàng hơn. Cùng Điện Thoại Xanh tìm hiểu nhé!

1. Những dấu hiệu cho thấy bạn cần sắp xếp lại file và folder

Desktop của bạn có khoảng một chục cái icon và file đặt trên đóThư mục Document hay Download của bạn có khoảng vài trăm file, hàng chục cái folder, trong đó lẫn lộn file tài liệu, MP3, phim ảnh đủ thứBạn phải dùng tới tính năng tìm kiếm file mỗi lần cần mở file nào đó, mà Windows thậm chí còn không tìm nổi cho bạnBạn lưu hết hình vào 1 folder, lưu hết file Word vào một folder, hay lưu tất cả file PowerPoint vào một chỗ, hoặc lưu hết file bài học vào một folder mà không phân thêm cấp nào nữaHoặc bạn chỉ đơn giản là cảm thấy đã tới lúc mình cần gọn gàng, trật tự hơnNhững dấu hiệu cho thấy bạn cần sắp xếp lại file và folder

2. Những cách thức nên dùng để sắp xếp file và folder

2.1. Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành

Dù là Windows hay macOS thì ngay khi bạn mua máy tính về đã có sẵn một số thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta.. Nếu bạn cũng tổ chức file theo cách giống như vậy thì hãy dùng luôn những folder này cho tiện và gọn.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp file khoa học

File này vừa có sẵn loạt shortcut trên Windows Explorer/ Finder để truy cập nhanh, vừa được hệ điều hành quét sẵn và luôn theo dõi để tăng tốc độ search khi cần.

Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành

Trên Windows và macOS, những thư mục sau sẽ được tạo sẵn:

Music: Chứa nhạcDocument: Chứa mọi loại tài liệu của bạnMovie/ Video: Chứa các file videoPhotos/ Picturs: Chứa tất cả các thể loại hình ảnhDownload: Chứa mọi file bạn download về máy

2.2. Phân chia theo công dụng, chức năng, loại nội dung

Có nhiều người xung quanh đã chia file theo dạng này: Tất cả file MP3 lưu vào một chỗ, file Word lưu vào một chỗ, file PowerPoint lại nhét vào một chỗ khác. Trong từng folder lớn lại chia tiếp thành nhiều folder con, ví dụ như: PowerPoint thuyết trình, Excel tính tiền lương, hay folder Nhạc ngoại chẳng hạn.

Đây không phải là ý hay vì giả sử khi bạn cần xem hết file liên quan đến một môn học nào đó, hay liên quan đến một dự án nhất định thì phải lướt qua nhiều folder. Ít có khi nào một dự án chỉ sinh ra 1 file với 1 định dạng duy nhất lắm.

*

Phân chia theo công dụng, chức năng, loại nội dung

Thông thường nó sẽ có file báo giá bằng Word, file bảng tính bằng Excel, hợp đồng bằng PDF, chưa kể các file chuyên dụng nữa.

Thay vào đó, bạn nên sử dụng cấu trúc thư mục cha như gợi ý ở trên, rồi chia tiếp folder công việc thành nhiều dự án nhỏ, mỗi folder dự án chứa tất cả các file có liên quan.

Cách quản lý này tạm gọi là quản lý tập trung (centralized), nhờ đó mà bạn sẽ tìm rất nhanh. Ví dụ có ai hỏi bạn về báo giá, bạn cứ đi vào đúng folder với tên của dự án là thấy. Hoặc có ai đó nhờ bạn cho xem bài tập X của môn Y, bạn cứ vào đúng thư mục của Y là có hết.

2.3. Không nên phân chia nhiều lớp thư mục con

Bạn không chia thành các thư mục con mà cứ dồn hết chung bởi:

Nhiều thư mục con quá dễ quên: Điều này thì không hợp lý, bởi phân chia nhiều thư mục thì bạn vừa có giao diện để nhìn, vừa có công cụ search của Windows thì làm sao mà quên đượcNhiều thư mục con quá nặng máy: Có một số app cần quét thư mục thì điều này sẽ làm chậm app, đúng, nhưng so với lợi ích gọn gàng mà nó mang lại thì vẫn vô cùng xứng đáng. Còn bản thân Windows thì chả sao, bạn chia 5 – 6 lớp thư mục con nó vẫn xử được hếtNhiều lớp thư mục con quá sẽ làm đường dẫn dài: Hợp lý, Windows giới hạn 260 kí tự cho đường dẫn, nhưng lên tới Windows 10 bạn có thể gỡ bỏ giới hạn này.

*

Không nên phân chia nhiều lớp thư mục con

2.4. Đặt tên file theo một quy chuẩn chung

Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết.

Xem thêm: Phần Mềm Gilisoft Video Editor 10, Gilisoft Video Editor 12

*

Đặt tên file theo một quy chuẩn chung

Ngoài ra, nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn.

Quy tắc sử dụng như sau: ___

Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau:

Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx

2.5. Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó

Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong.

Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ.

Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà bạn không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc.

Cách tạo shortcut:

Windows: Phím phải chuột vào file > ShortcutmacOS: Phím phải chuột vào file > Make Alias

2.6. Dùng cố định một cách sắp xếp trên mọi máy của bạn

Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty.

Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó

Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ.

2.7. Tạo thói quen sắp xếp file và folder trên macOS và Win

Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới bạn đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều.

Tạo thói quen sắp xếp file và folder trên macOS và Win

Vì vậy, nếu bạn tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, và bạn sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm.

Chỉ với 7 cách đơn giản, bạn đã dễ dàng sắp xếp file và folder trên Win và macOS gọn gàng, khoa học rồi. Bên cạnh đó người dùng cũng nên thường xuyên tạo sẵn cho mình thói quen phân chia thư mục dữ liệu và ghi nhớ chung để quá trình tìm kiếm được đơn giản hơn.

Leave A Reply